Ilmoittaminen säädösten rikkomuksista

• Ilmoituksen voi tehdä ilman konkreettisia todisteita tai täyttä varmuutta siitä, onko rikkomus tapahtunut.
• Riittää, että ilmoituksen tekevällä henkilöllä on perusteltu epäilys ja että ilmoitus tehdään vilpittömällä mielellä.
• Ilmoituksen voi tehdä joko anonyymisti tai jättää yhteystiedot niin halutessaan.
• Ilmoitusten käsittelyn luotettavuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi ilmoitusten käsittely tapahtuu aina ennalta määritellyssä käsittelyryhmässä.
• Jos käy kuitenkin ilmi, että ilmoituksen tekijä on tehnyt tarkoituksellisesti valheelliseen tietoon perustuvan ilmoituksen, voi häneen kohdistua sakkorangaistus.

• Yliopisto käyttää Certian ilmoituskanava-alustaa. Alustan tarjoaa ulkopuolinen palveluntarjoaja, Efecte.
• Ilmoituskanava on suunniteltu suojelemaan ilmoittajan henkilöllisyyttä kaikissa ilmoituksen tekemiseen liittyvissä tilanteissa. Jos ilmoituksen tekijä ei paljasta henkilöllisyyttään ilmoitusta tehdessään, henkilöllisyys ei tule ilmoituksen käsittelijöiden tietoon. Henkilöllisyys pysyy aina luottamuksellisena koko ilmoituksen käsittely- ja selvitysprosessin ajan, jos se tulee tietoon. Ilmoitusten käsittelijät saavat koulutuksen käsittelyn periaatteista.
• Kun ilmoitus tehdään ilmoituskanavan kautta, ilmoittaja vastaanottaa satunnaisen kirjautumistunnuksen ja salasanan, joiden avulla ilmoittaja pystyy halutessaan jatkamaan keskustelua ilmoituksen käsittelijöiden kanssa nimettömästi, luottamuksellisesti ja tietoturvallisesti.
• Ilmoituskanavan kautta lähetetyt ilmoitukset välittyvät nimetylle käsittelijäryhmälle, jolla ainoastaan on mahdollisuus nähdä ilmoitukseen liittyviä tietoja (luottamuksellisuus) ilmoituksen selvittämiseksi. Käsittelyryhmässä päätetään vastuunjaon mukaisesti mahdollisista lisätoimenpiteistä.
• Henkilöt, joita ilmoitus koskee, eivät missään tilanteessa saa osallistua ilmoituksen käsittelyyn tai jatkotoimenpiteitä koskevaan päätöksentekoon riippumatta heidän roolistaan.
• Jos ilmoituksen tutkinta johtaa epäilyyn tehdystä rikoksesta, tiedot ilmoituksesta välitetään viranomaisille ja muille tahoille tai yksilöille, jotka osallistuvat esitutkintaan ja joille näitä tietoja tulee lain puitteissa luovuttaa. Tämä tieto pitää sisällään myös ilmoittajan yhteystiedot, jos ne on ilmoitusta tehdessä annettu.
• Ilmoituskanavan kautta tehtyjen ilmoitusten määrä ja luonne raportoidaan hallitukselle tai muulle vastaavalle toimielimelle vähintään vuosittain.

• Ilmoitusten käsittely- ja jatkoselvitysprosessi on määritelty luotettavan ja puolueettoman selvityksen turvaamiseksi.
• Jokainen saapunut ilmoitus käsitellään ja selvitetään saman prosessin mukaisesti.
• Selvitykseen osallistuu ainoastaan selvityksen toteuttamisen kannalta tarvittavat tahot ja tarvittaessa ulkopuoliset asiantuntijat.
• Selvityksen laajuus ja kesto voi kuitenkin vaihdella ilmoituksen luonteesta, sisällöstä tai siinä annetuista tiedoista johtuen.
• Yksinkertaiset ja yksityiskohtaisesti ilmoitetut tiedot on helpompi selvittää kuin monimutkaiset tapaukset ja puutteellisesti tehty ilmoitus.
• On myös mahdollista, ettei ilmoitusta pysty selvittämään puutteellisten tietojen tai ilmoittajan haluttomuudesta antaa lisätietoja johtuen, jolloin ilmoituksen käsittely lopetetaan.
• Ilmoittajalta saatetaan kysyä lisätietoja ilmoituksen selvityksen aikana ilmoituskanavan kautta.
• Ilmoittajalle lähetetään ilmoituskanavan kautta viesti, että ilmoitus on vastaanotettu ja viesti, kun ilmoituksen selvitys on valmistunut.
• Ilmoituskanavan kautta tehdyt ilmoitukset tilastoidaan ilmoitusluokittain ja ilmoitusten perusteella voidaan toteuttaa korjaavia toimia toimintatapoihin, prosesseihin, järjestelmiin, ohjeisiin, kontrolleihin, käytäntöihin, rooleihin ja vastuisiin sekä johtamiseen liittyen.

1. Kirjaudu Whistleblower-ilmoituskanavaan
2. Kirjaa ilmoituksesi kanavan ohjeiden mukaan.
3. Ota talteen ilmoituskanavan sinulle luoma nimimerkki ja salasana.
4. Saat vastaanottokuittauksen ilmoituksesi käsittelijältä viimeistään seitsämän päivän kuluttua.
5. Ilmoituksen käsittelijä saattaa tarvita sinulta lisätietoja, seuraa siis ilmoituskanavaa ja sen kautta sinulle mahdollisesti osoitettuja viestejä.
6. Ilmoituksen käsittelijä ilmoittaa sinulle viimeistään kolmen kuukauden kuluttua mihin toimenpiteisiin ilmoituksesi on johtanut.

Jos ilmoitustasi ei ole mielestäsi käsitelty asianmukaisesti, voit tehdä ilmoituksen myös ulkoiseen ilmoituskanavaan, jota ylläpitää oikeuskansleri.

Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta

Eduskunnan kirjasto on koonnut tietopaketin Whistleblower-direktiivin kansallisesta täytäntöönpanosta.